中小企業(yè)為什么要進(jìn)行信息化

2012-09-18 瀏覽數(shù)量: 3423 分享:

中小企業(yè)為什么要進(jìn)行信息化，這個(gè)問(wèn)題顯然不是什么問(wèn)題，就像一個(gè)旅行在沙漠當(dāng)中的人對(duì)水的渴望一樣。我想當(dāng)你的企業(yè)年?duì)I業(yè)額做到100萬(wàn)以上都可以考慮在某一部分先采取信息化管理。當(dāng)然，隨著營(yíng)業(yè)規(guī)模的成長(zhǎng)，你可以逐步采取各個(gè)環(huán)節(jié)全面信息化管理的方式。畢竟一家年?duì)I業(yè)額在4000萬(wàn)以上，規(guī)模在50人的中小企業(yè)，和年?duì)I業(yè)額在800萬(wàn)，規(guī)模在10人的微型企業(yè)對(duì)于信息化管理的要求是不一樣的，因?yàn)?0個(gè)人的時(shí)候你還可以單級(jí)管理，但到了50人，你已經(jīng)不可能再單級(jí)管理了，必須多層管理（當(dāng)然并非層次越多越好）。那么，中小企業(yè)信息化應(yīng)用能夠帶來(lái)那些看得見(jiàn)、摸得著的作用呢?我認(rèn)為可以從以下幾個(gè)方面來(lái)看：

中小企業(yè)為什么要進(jìn)行信息化,作用一：

可以顯著提升員工對(duì)企業(yè)管理的信心。如果一家企業(yè)始終采取很落后的管理模式和運(yùn)營(yíng)模式，那么，員工是很難建立起他和客戶交往的信心的。在這一點(diǎn)上，你的企業(yè)哪怕先上一個(gè)簡(jiǎn)單的客戶管理系統(tǒng)(介于CRM和EXCEL表格管理之間)也會(huì)很好的增強(qiáng)員工做業(yè)務(wù)的信心中小企業(yè)為什么要進(jìn)行信息化,作用二：

可以為你的后續(xù)增長(zhǎng)提供管理保障。一個(gè)企業(yè)10人的時(shí)候覺(jué)得沒(méi)有必要信息化管理，20人的時(shí)候覺(jué)得也沒(méi)有必要，30人的時(shí)候可能還會(huì)覺(jué)得沒(méi)有必要，但隨著業(yè)務(wù)增多，你的企業(yè)規(guī)?？赡軣o(wú)意識(shí)當(dāng)中不斷的增大，40人，50人，???直到有一天，你忽然發(fā)現(xiàn)已經(jīng)很不好管理的時(shí)候再進(jìn)行信息化，則會(huì)發(fā)現(xiàn)固有的流程很難和信息化相對(duì)科學(xué)的流程吻合。如果調(diào)整，所付出的代價(jià)可能是巨大的，實(shí)施和應(yīng)用熟悉的時(shí)間也是更長(zhǎng)的。所以，這種“類突發(fā)性”的信息化上馬項(xiàng)目最終實(shí)施和應(yīng)用的效果完全不如哪種“潤(rùn)物細(xì)無(wú)聲”式的滲透效果，畢竟后者可以讓老員工帶新員工，而前者，很可能只能你一個(gè)人帶20，甚至30、40人，這顯然加大了應(yīng)用的風(fēng)險(xiǎn)和難度中小企業(yè)為什么要進(jìn)行信息化,作用三：

可以盡量的避免企業(yè)的隱性損失。企業(yè)的隱性損失是所有中小企業(yè)遇到的最典型問(wèn)題，也往往是中小企業(yè)上信息化的一個(gè)重要目的。沒(méi)錯(cuò)，有了一個(gè)好的流程管理，那么隱性損失就可以降低到最小范圍(但是否能夠完全避免，值得商榷)，所有商業(yè)的管理其實(shí)無(wú)非3各方面的管理：一是人的管理，一是物的管理，一是流程的管理，除了人的管理需要經(jīng)營(yíng)者的個(gè)人具備領(lǐng)導(dǎo)能力和管理能力外(人力資源管理軟件并不能替代你的領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)和作用，但可以起到輔助管理的作用)，物的管理和流程的管理則都是可以通過(guò)信息化手段來(lái)實(shí)現(xiàn)的，這會(huì)讓你對(duì)自己所賺的利潤(rùn)和所付出的費(fèi)用、員工的績(jī)效了然于胸中小企業(yè)為什么要進(jìn)行信息化,作用四：

業(yè)務(wù)操作更規(guī)范，管理相對(duì)更簡(jiǎn)潔。這也是中小企業(yè)上信息化的一個(gè)重要目的，如果用一句俗話就是“不想管得這么累”。其實(shí)，道理同上面第3個(gè)，信息化可能會(huì)減輕你對(duì)物和流程管理的負(fù)擔(dān)(這也很夠了)，但無(wú)法根本解決你的人的管理問(wèn)題(只能輔助作用)，因?yàn)?ldquo;一樣米養(yǎng)百樣人”，不像物和流程，你定好標(biāo)準(zhǔn)后，就是這個(gè)樣子了中小企業(yè)為什么要進(jìn)行信息化,作用五：

懂得如何節(jié)約或者能夠節(jié)約運(yùn)營(yíng)成本?？赡苓@個(gè)觀點(diǎn)很多人不認(rèn)同，認(rèn)為信息化應(yīng)用增加了某些控制環(huán)節(jié)，怎么還能節(jié)省成本。我不妨舉個(gè)例子：同樣IT服務(wù)業(yè)務(wù)，如果你沒(méi)有設(shè)定和規(guī)范好流程，隨便做。那么，第一，你無(wú)法充分了解自己服務(wù)費(fèi)用的支出；第二，你無(wú)法充分了解工程師的服務(wù)績(jī)效；第三，你可能對(duì)于服務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)無(wú)法掌控(如：工程師對(duì)于客戶的數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)等)，而一旦采用了專業(yè)的“螢火蟲(chóng)”IT服務(wù)管理系統(tǒng)(IT-SMS)，則這些問(wèn)題都能迎刃而解。那么，你能說(shuō)信息化不是為企業(yè)節(jié)省了運(yùn)營(yíng)成本嗎？

中小企業(yè)為什么要進(jìn)行信息化,作用六：

信息化可以降低監(jiān)督成本和破除管理瓶頸。我們就曾經(jīng)遇到一家中小IT公司用5個(gè)客服助理來(lái)監(jiān)督25個(gè)服務(wù)工程師工作質(zhì)量的現(xiàn)象，這種好笑的程度簡(jiǎn)直可以趕上換一個(gè)燈泡需要5個(gè)人，其中4個(gè)人指揮，1個(gè)人安裝的程度了。而且更重要的還在于，用5個(gè)不能創(chuàng)造直接經(jīng)濟(jì)效益的人員來(lái)管理25個(gè)能夠直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益的人，如果有信息化管理手段，就可以把這5個(gè)人減為1個(gè)人，然后用省出4個(gè)人的工資來(lái)提升25個(gè)人服務(wù)工程師的薪酬標(biāo)準(zhǔn)，我相信工程師的工作積極性一定會(huì)高的多;而且即便你再增加工程師數(shù)量也不必要增加客服助理，這就是可以突破管理的瓶頸中小企業(yè)為什么要進(jìn)行信息化,作用七：

最大化降低服務(wù)過(guò)程中的人為錯(cuò)誤產(chǎn)生。

隨著企業(yè)管理手段的不斷創(chuàng)新，人們對(duì)管理的要求也在不斷的提高，一些成長(zhǎng)型的企業(yè)規(guī)模不斷在擴(kuò)大，人員、設(shè)備、環(huán)境等條件都在不斷的增長(zhǎng)更新，面對(duì)日益壯大的規(guī)模，傳統(tǒng)的管理手段與模式已經(jīng)不能為企業(yè)的成長(zhǎng)提供有力支持的時(shí)候，企業(yè)就會(huì)感覺(jué)原先的管理方式對(duì)企業(yè)的更大發(fā)展已經(jīng)越來(lái)越力不從心了。這樣的結(jié)果就導(dǎo)致一些有創(chuàng)新意識(shí)的企業(yè)家們開(kāi)始尋找新的出路，采取更加有效的手段，從而解決企業(yè)管理所面臨的一系列問(wèn)題。

企業(yè)在不斷發(fā)展的過(guò)程中，作為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層，對(duì)市場(chǎng)信息的了解，公司內(nèi)部人員管理和生產(chǎn)銷售財(cái)務(wù)等諸多方面都表現(xiàn)出強(qiáng)烈的掌握欲望，以便在企業(yè)的未來(lái)發(fā)展中做出正確的戰(zhàn)略規(guī)劃，而傳統(tǒng)的方式已經(jīng)不能解決這些問(wèn)題，這樣就需要一種全新的輔助手段，來(lái)幫助企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層解決對(duì)企業(yè)掌握不充分的問(wèn)題;那么企業(yè)信息化，作為企業(yè)成長(zhǎng)中的一種全新的輔助手段，是提升現(xiàn)代企業(yè)管理的重要方面之一，通過(guò)實(shí)施信息化來(lái)解決企業(yè)存在的一系列問(wèn)題，從企業(yè)自身的發(fā)展來(lái)看，信息化已經(jīng)是企業(yè)在成長(zhǎng)與發(fā)展過(guò)程中的重要部署之一。

生產(chǎn)與銷售之間需要信息化

以傳統(tǒng)手段經(jīng)營(yíng)的企業(yè)，生產(chǎn)部門(mén)與銷售部門(mén)之間是通過(guò)人為的方式進(jìn)行溝通，相互之間的溝通沒(méi)有形成一種統(tǒng)一規(guī)范的形式，而且這種語(yǔ)言的溝通在傳達(dá)上還容易出現(xiàn)理解上的偏差。企業(yè)的銷售人員對(duì)產(chǎn)品的理解主要是來(lái)自市場(chǎng)的需求，而生產(chǎn)人員對(duì)產(chǎn)品的理解主要是來(lái)自產(chǎn)品的性能。雙方之間如果只是靠主管的領(lǐng)導(dǎo)之間的語(yǔ)言溝通，受個(gè)人主觀意識(shí)的影響，很容易就出現(xiàn)理解上的不一致，極有可能導(dǎo)致生產(chǎn)出來(lái)的產(chǎn)品和銷售部門(mén)理想中的產(chǎn)品存在很大的差異。特別是在處理一些緊急訂單的時(shí)候，對(duì)于一些企業(yè)來(lái)講，客戶突然增加緊急訂單或者追加訂單數(shù)量是常有的事情，在面對(duì)這樣情況的時(shí)候，企業(yè)的生產(chǎn)部門(mén)和銷售部門(mén)之間的溝通就顯得尤其重要了。

員工與管理需要信息化:

對(duì)于一個(gè)企業(yè)的管理而言，主要是以企業(yè)最上層面的領(lǐng)導(dǎo)和各個(gè)部門(mén)的主管人員來(lái)分開(kāi)管理，來(lái)經(jīng)營(yíng)企業(yè)正常發(fā)展的，作為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)，不太可能對(duì)企業(yè)的每一件事情每一個(gè)員工都了如指掌。最大限度的就是定期的通過(guò)與主管部門(mén)的負(fù)責(zé)人通過(guò)會(huì)議的形式，對(duì)下面的情況進(jìn)行了解，這個(gè)時(shí)候的領(lǐng)導(dǎo)所了解的信息和企業(yè)的實(shí)際情況是有很大出入的。這也是現(xiàn)代企業(yè)的一種普遍現(xiàn)象。特別是對(duì)那些人員流動(dòng)比較大的中小型企業(yè)而言，對(duì)人員的管理就顯得尤為重要?？梢哉f(shuō)，企業(yè)的根本并不是掌握在領(lǐng)導(dǎo)的手里，而是掌握在員工的手里，一個(gè)銷售人員可能要掌握企業(yè)很大比例的客戶資料，如果企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這些工作人員不能有很好的管理，一旦銷售人員離職，就有可能是隨之而來(lái)的失去一大批客戶資源。另外，對(duì)于一些生產(chǎn)制造型企業(yè)來(lái)講，企業(yè)的生產(chǎn)技術(shù)人員和產(chǎn)品設(shè)計(jì)人員的管理也非常重要。

庫(kù)存與原材料管理需要信息化:

制造型企業(yè)的主要工作就是把原材料加工成產(chǎn)品，滿足市場(chǎng)的需求。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)如何掌握庫(kù)存的信息和原材料市場(chǎng)信息，是直接影響企業(yè)生產(chǎn)成本的重要因素。原材料的市場(chǎng)同樣也是在不斷的變化，價(jià)格的上漲下跌、市場(chǎng)的存貨狀況、新材料的上市等一系列信息都是需要企業(yè)隨時(shí)來(lái)掌握的。特別是一些需要兩種或者多種原材料的制造型企業(yè)，對(duì)原材料信息的掌握就顯得更加重要了。另外，對(duì)庫(kù)存的管理，很多企業(yè)在全國(guó)的很多城市都成立了辦事處或者分公司，這些公司主要是負(fù)責(zé)該地區(qū)的產(chǎn)品銷售和市場(chǎng)調(diào)研等工作，而這些各地的分支機(jī)構(gòu)除了要完成總公司安排的各項(xiàng)任務(wù)之外，好要時(shí)刻了解本部的產(chǎn)品庫(kù)存情況，才可以對(duì)市場(chǎng)做出相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施。如果對(duì)庫(kù)存的掌握力度不夠，就很有可能導(dǎo)致一種產(chǎn)品的積壓或者銷售脫節(jié)等現(xiàn)象。

市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)需要信息化:

隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的不斷加劇，競(jìng)爭(zhēng)的形式也層出不窮，這個(gè)時(shí)候企業(yè)所面臨最重要的問(wèn)題就是該如何才能在競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出，贏得更大的市場(chǎng)。為企業(yè)創(chuàng)造更大的價(jià)值。特別是一些處于成長(zhǎng)型的企業(yè)，能夠很好的把握市場(chǎng)和競(jìng)爭(zhēng)規(guī)律，對(duì)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手有充分的了解接顯得特別重要了。以往的企業(yè)在面對(duì)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的時(shí)候，也只能做到出現(xiàn)問(wèn)題之后才開(kāi)始采取應(yīng)對(duì)措施，只能等到事情發(fā)生之后，才知道該如何解決問(wèn)題的辦法。因?yàn)閷?duì)市場(chǎng)和競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手們?nèi)狈α私?，所以，沒(méi)有辦法做到預(yù)防和防范，在競(jìng)爭(zhēng)中，對(duì)雖然能夠取得競(jìng)爭(zhēng)的勝利的，但是，由于缺乏對(duì)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手和市場(chǎng)信息的及時(shí)掌握，也會(huì)導(dǎo)致一些不必要的損失。

上述的企業(yè)信息化的幾個(gè)需求方面，只是信息化為企業(yè)所解決的一些表面問(wèn)題。其實(shí)，企業(yè)信息化是建立在企業(yè)不斷發(fā)展及不斷適應(yīng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的時(shí)候，才會(huì)有強(qiáng)烈的需求。特別是隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息資源的共享越來(lái)越便捷，能夠時(shí)刻掌握市場(chǎng)的動(dòng)態(tài)和整個(gè)行業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀，是企業(yè)能夠提升競(jìng)爭(zhēng)能力的基本要求。

企業(yè)通過(guò)利用信息化手段;對(duì)外，時(shí)刻掌握行業(yè)里的整體趨勢(shì);對(duì)內(nèi)，時(shí)刻了解企業(yè)內(nèi)部人、財(cái)、物等各個(gè)方面的信息動(dòng)向。對(duì)內(nèi)外信息的結(jié)合，才能夠采取更加切實(shí)可行的發(fā)展手段，為企業(yè)的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的信息參考依據(jù)。特別是一些求發(fā)展，促成長(zhǎng)的中小型企業(yè)們，能夠通過(guò)信息化手段提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)能力和綜合實(shí)力，是企業(yè)發(fā)展的重要手段。、ERP選型之明確需求建立ERP籌備小組ERP系統(tǒng)的應(yīng)用意味著企業(yè)管理模式的創(chuàng)新。在建立新的管理系統(tǒng)之前，應(yīng)把企業(yè)的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)流程、生產(chǎn)過(guò)程、組織結(jié)構(gòu)與ERP系統(tǒng)的建設(shè)統(tǒng)一起來(lái)考慮。在選型之前，企業(yè)應(yīng)該首先確認(rèn)要解決哪些問(wèn)題和達(dá)到什么目標(biāo)，例如分析系統(tǒng)可能會(huì)對(duì)企業(yè)哪些方面造成沖擊，企業(yè)自身的信息化基礎(chǔ)如何，員工素質(zhì)如何等。ERP系統(tǒng)的選型是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作，需要專門(mén)的人員跟蹤和處理大量繁雜的事情，企業(yè)可以成立ERP項(xiàng)目籌備小組，主要職責(zé)是確定ERP的實(shí)施范圍和關(guān)鍵需求，考察和評(píng)估不同ERP產(chǎn)品，并在企業(yè)內(nèi)進(jìn)行初期的ERP宣傳和培訓(xùn)。小組應(yīng)由公司的高層領(lǐng)導(dǎo)親自帶隊(duì)，組員可由IT部門(mén)，各部門(mén)骨干或主管組成，IT部門(mén)負(fù)責(zé)牽頭處理日常的事務(wù)。

二、ERP選型之產(chǎn)品性能調(diào)研

每個(gè)企業(yè)都有自己的實(shí)際情況和行業(yè)特點(diǎn)，不同的ERP產(chǎn)品也有其特點(diǎn)和適用行業(yè)。企業(yè)按照生產(chǎn)類型可以細(xì)分為六種生產(chǎn)類型：按訂單設(shè)計(jì)、按訂單裝配、按庫(kù)存生產(chǎn)、批量生產(chǎn)、重復(fù)生產(chǎn)、連續(xù)生產(chǎn)。不同生產(chǎn)類型企業(yè)對(duì)ERP系統(tǒng)的要求是不同的。

企業(yè)要分析自身行業(yè)特點(diǎn)、生產(chǎn)類型和主要需求，把握企業(yè)的業(yè)務(wù)流程和重點(diǎn)問(wèn)題，并調(diào)研不同ERP產(chǎn)品在本行業(yè)適用情況和產(chǎn)品特點(diǎn)。整個(gè)評(píng)估過(guò)程需要耗費(fèi)大量資源，因此從對(duì)自己和供應(yīng)商負(fù)責(zé)的原則出發(fā)，可以篩選出幾家供應(yīng)商或代理商作重點(diǎn)評(píng)估。評(píng)估在前期主要從各種媒體或供應(yīng)商獲得初步的資料，后期主要通過(guò)產(chǎn)品的實(shí)際功能及流程演示、方案建議書(shū)等進(jìn)行。

評(píng)估的主要內(nèi)容有：

1、產(chǎn)品功能能否覆蓋企業(yè)的基本流程和特殊需求。合適的ERP系統(tǒng)應(yīng)能對(duì)80%左右的關(guān)鍵核心流程和需求直接提供解決方案，其余20%要有替代解決方案。

2、各模塊的集成性如何。某些ERP產(chǎn)品的不同模塊是由不同公司開(kāi)發(fā)的產(chǎn)品通過(guò)一些接口程序完成相互的數(shù)據(jù)傳送和交易，集成度不高，會(huì)增加將來(lái)系統(tǒng)配置和維護(hù)的難度，降低系統(tǒng)的穩(wěn)定性。

3、產(chǎn)品的開(kāi)放性。隨著ERP的外涵延伸和協(xié)同電子商務(wù)的發(fā)展，ERP需要與其他的系統(tǒng)交換數(shù)據(jù)，如EDI、CAD/CAM、POS、銀行支付系統(tǒng)和電子商務(wù)系統(tǒng)等，要求ERP系統(tǒng)有相應(yīng)的接口，具有很好開(kāi)放性。

4、產(chǎn)品的實(shí)施方法。供應(yīng)商是否有一套完善、并行之有效的實(shí)施方法論也是評(píng)估的重點(diǎn)。

5、產(chǎn)品的軟硬件運(yùn)行環(huán)境如何。是否采用通用的軟硬件平臺(tái)，是否采用成熟和流行的開(kāi)發(fā)技術(shù)，這將影響系統(tǒng)將來(lái)的維護(hù)成本。

三、ERP選型之貨比三家

ERP是一項(xiàng)高投入的系統(tǒng)，供應(yīng)商的實(shí)力決定其產(chǎn)品的繼續(xù)研發(fā)能力和產(chǎn)品的前途，只有選擇有實(shí)力的供應(yīng)商的產(chǎn)品，才能保護(hù)企業(yè)的投資，享受產(chǎn)品的不斷升級(jí)和良好技術(shù)支持及服務(wù)。ERP產(chǎn)品供應(yīng)商通常只會(huì)推薦其產(chǎn)品的優(yōu)點(diǎn)和強(qiáng)項(xiàng)，并且有時(shí)會(huì)夸大事實(shí)，企業(yè)有必要考察供應(yīng)商在自己同行業(yè)用戶的使用情況，從而獲得更真實(shí)的一手資料，做出準(zhǔn)確判斷。企業(yè)在ERP選型時(shí)，自身評(píng)估能力不足或希望獲得更專業(yè)的意見(jiàn)，可以請(qǐng)咨詢公司協(xié)助選型，提供建議，這樣往往能更容易獲得適合企業(yè)的ERP系統(tǒng)，從而為后續(xù)的實(shí)施提供保障。SAP作為世界五百?gòu)?qiáng)企業(yè)背后的管理大師，具有國(guó)際實(shí)力。而廣州工博是SAP的金牌服務(wù)商，有能力為大家提供ERP管理系統(tǒng)服務(wù)。

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